Umowa najmu lokalu mieszkalnego - co powinna zawierać?

Forma umowy najmu lokalu mieszkalnego

Na początku warto zastanowić się, jaką formę powinna mieć umowa najmu lokalu mieszkalnego. W kodeksie cywilnym art. 660 znajdziemy informację, że umowa najmu powinna być zawarta na piśmie, jeżeli okres jej trwania jest dłuższy niż rok.

W przypadku umowy najmu lokalu mieszkalnego dopuszcza się ustną formę umowy czy umowę dorozumianą. Musimy jednak pamiętać o dwóch kwestiach: 

1. umowę najmu lokalu, która nie jest sporządzona w formie pisemnej, uważa się za umowę na czas nieoznaczony;
2. w przypadku potencjalnych sporów trudno będzie wskazać warunki, na jakie przystały strony, jeśli nie będziemy posiadać umowy w formie pisemnej. Warto więc ją zawrzeć dla własnego bezpieczeństwa.

Co powinna zawierać umowa najmu lokalu mieszkalnego?

Jak już wspomnieliśmy, warto sporządzić umowę najmu lokalu mieszkalnego w formie pisemnej. Dokument powinien zawierać elementy, takie jak:

• miejsce oraz datę zawarcia umowy,
• określenie stron umowy wraz z ich danymi ewidencyjnymi, czyli imieniem, nazwiskiem, numerem PESEL lub NIP, numerem i serią dowodu tożsamości,
• wysokość czynszu i koszty eksploatacji ze wskazaniem, kto będzie je pokrywał (mowa tu o opłatach za media, wywóz odpadów itp.),
• opis lokalu mieszkalnego, jego powierzchnia zgodna z wpisem w księdze wieczystej, stan, wyposażenie, 
• czas trwania umowy oraz warunki jej wypowiedzenia,
• prawa i obowiązki stron umowy, np. brak prawa do podnajmowania lokalu osobom trzecim,
• podpisy obu stron.

Umowa powinna zostać sporządzona w dwóch jednakowych egzemplarzach – po jednym dla każdej ze stron.

Przeczytaj także: Szukasz mieszkania? Zadbaj o Certyfikat Najemcy. Twoja wartość na rynku nieruchomości wzrośnie!

Dodatkowe informacje w umowie najmu lokalu mieszkalnego

W umowie o najem lokalu mieszkalnego możemy umieścić więcej informacji niż tylko te, wskazane powyżej. Warto zrobić to choćby po to, by w przypadku sporu wiedzieć, jakie ustalenia dotyczyły poszczególnych kwestii związanych z mieszkaniem. W umowie warto zapisać warunki i terminy przekazywania bieżących rachunków, dowodów zapłaty czy korespondencji przychodzącej na nazwisko wynajmującego. Dobrze też wskazać informacje o wysokości kaucji oraz warunkach jej zwrotu, a także dane o dodatkowych nakładach ponoszonych przez najemcę i sposobie ich rozliczania. Jeśli w mieszkaniu będzie zamieszkiwać więcej niż jedna osoba, warto wzbogacić umowę najmu o wykaz lokatorów, aby nikt nie miał wątpliwości, kto ma prawo korzystać z lokalu w czasie trwania umowy.

Umowa najmu lokalu mieszkalnego na czas określony i nieokreślony

Umowa najmu lokalu mieszkalnego może być zawarta zarówno na czas określony, jak i nieokreślony. W jednym, jak i w drugim przypadku umowa może zostać wypowiedziana w uzgodnionej wcześniej formie i w określonych przypadkach. 

Co powinien zawierać opis lokalu mieszkalnego?

W umowie najmu musi znaleźć się opis lokalu wraz ze wskazaniem jego stanu. Warto jednak wiedzieć, że taka umowa nie obejmuje jedynie samego mieszkania w rozumieniu czterech pustych ścian. Dotyczy ona również wyposażenia – urządzeń AGD i RTV, mebli, dywanów, ozdób itd. Z tego powodu warto bardzo dokładnie przyjrzeć się temu, w jakim stanie znajdują się poszczególne elementy mieszkania. Uszczerbione płytki w kuchni, pleśń obok okna, porysowany blat stołu czy poplamiona podłoga – to wszystko musi znaleźć się w opisie lokalu w umowie. Warto dodatkowo zrobić zdjęcia miejscom, których stan wskazuje na zużycie. Jeśli nie obejrzymy skrupulatnie mieszkania, musimy liczyć się z potencjalnymi konsekwencjami tego zaniechania, którymi są dodatkowe koszty napraw lub konserwacji, ponieważ to właśnie najemca musi je pokryć. Bez dokładnego opisu stanu mieszkania nie możemy udowodnić, że zniszczenia powstały, zanim wprowadziliśmy się do lokalu.

Opłaty za media w wynajmowanym lokalu 

Opłaty za media w wynajmowanym lokalu ponosi najemca. Zaliczają się do nich koszty wody, prądu, gazu, abonamentu telewizyjnego czy dostępu do internetu. W umowie najmu lokalu wynajmujący wskazuje informację o wysokości czynszu, którą może powiększyć o wysokość opłat za media, czyli tzw. rachunki. Równocześnie właściciel mieszkania musi dostarczyć najemcy komplet wykazów zużycia wraz z kwotami, które wymagają zapłaty.  

Właściciel lokalu musi też wiedzieć o tym, że może zabezpieczyć się przed ewentualnymi problemami z wypłacalnością najemcy. W umowie najmu należy dodać klauzulę informującą o potrącaniu kwot niezbędnych do pokrycia kosztów mediów z zabezpieczenia na poczet niespłacanych należności. Istnieje także możliwość zastrzeżenia naliczania odsetek za każdy dzień zwłoki ze strony najemcy.

Remonty w wynajmowanym mieszkaniu

Najemca ma prawo do remontowania i ulepszania wynajmowanego lokalu mieszkalnego. Musi jednak każdorazowo ustalać tę kwestię z wynajmującym. Ważne, aby zgodę właściciela mieszkania otrzymać na piśmie. W przeciwnym razie możemy spotkać się z sytuacją, w której wynajmujący zażąda usunięcia wprowadzonych zmian bez refundacji jakichkolwiek kosztów po zakończeniu umowy. 

Niezwykle ważna kwestia: piwnica

Obecność piwnicy przy wynajmowanym mieszkaniu to zazwyczaj ogromny plus. Najemca może przechowywać w niej chociażby meble, które chce wynieść z mieszkania na czas trwania umowy. Okazuje się jednak, że piwnica może sprawiać spore problemy, jeśli nieodpowiednio skonstruujemy umowę najmu lokalu mieszkalnego. 

W umowie należy zawrzeć dokładny zapis odnośnie lokalu mieszkalnego – jego powierzchni użytkowej oraz wskazać charakter korzystania z piwnicy. Zapis ten wykonywany jest na podstawie aktu notarialnego.

Wypowiedzenie umowy najmu lokalu mieszkalnego

W umowie najmu możemy zawrzeć warunki wypowiedzenia umowy tak, aby odpowiadały one zarówno wynajmującemu, jak i najemcy. Jeśli nie umieścimy takiej informacji, moc mają zapisy z kodeksu prawa cywilnego. Oto zasady wypowiedzenia umowy najmu lokalu mieszkalnego zgodnie z KC:

• jeśli czynsz płatny jest co miesiąc, najem można wypowiedzieć na miesiąc naprzód na koniec miesiąca kalendarzowego,
• w przypadku, gdy czynsz płacony jest w odstępach dłuższych niż miesiąc (np. kwartalnie), umowę można wypowiedzieć najpóźniej na trzy miesiące naprzód na koniec kwartału kalendarzowego, 
• jeśli najem jest dzienny – wypowiadamy umowę na dzień naprzód,
• w przypadku, kiedy czynsz płatny jest w okresach krótszych niż miesięczne – na trzy dni naprzód.

Czy można mieszkać w mieszkaniu bez umowy najmu?

Kodeks cywilny przewiduje sytuację, w której umowa najmu lokalu mieszkalnego nie jest podpisywana w formie pisemnej. Nie oznacza to jednak, że wówczas lokatorzy mieszkają w mieszkaniu bez umowy. W takiej sytuacji obowiązuje wcześniej wspomniana umowa ustna, która z zasady jest umową na czas nieoznaczony. 

Przeczytaj także: Ubezpieczenie mieszkania i domu – jak wybrać? Gdzie kupić najkorzystniej? Poradnik Punkta

Czy umowa najmu musi być zgłoszona do urzędu skarbowego?

Umowa najmu lokalu mieszkalnego nie musi być zgłoszona do urzędu skarbowego, jeśli dotyczy wynajmu prywatnego. Mimo to warto zarejestrować ją w urzędzie, ponieważ taka umowa obejmuje ochroną wynajmującego. Rejestracja umowy najmu lokalu mieszkalnego jest bezpłatna i nie rodzi obowiązku podatkowego.

Inaczej jest z umową najmu okazjonalnego. To nieco inny rodzaj umowy, zawierany znacznie rzadziej. Taka umowa gwarantuje wynajmującemu skuteczniejszą ochronę własności niż zwykła umowa najmu. To szczególnie przydatne wówczas, gdy trafimy na uciążliwych lub nieuczciwych lokatorów. Wynajmujący ma obowiązek zgłoszenia zawarcia umowy najmu okazjonalnego naczelnikowi urzędu skarbowego w terminie 14 dni od dnia rozpoczęcia najmu. Jeśli nie dopełni tego obowiązku, umowa będzie traktowana jak zwykła umowa najmu.

Co zamiast umowy najmu?

Zamiast umowy najmu można sporządzić umowę użyczenia. To dość prosty dokument, który jednak różni się od umowy najmu bardzo istotną kwestią. Umowa użyczenia nie przewiduje korzyści finansowych z tytułu użyczenia lokalu, dlatego jeśli chcemy, aby lokatorzy ponosili koszty zamieszkiwania naszego mieszkania, musimy sporządzić umowę najmu.

Ubezpieczenie wynajmowanego mieszkania – kto za nie odpowiada?

Ubezpieczenie mieszkania nie jest obowiązkowe, jednak warto o nim pomyśleć. Jeśli właściciel mieszkania chce dobrze zadbać o swoje interesy, powinien zatroszczyć się o ubezpieczenie od zalania czy pożaru i to on ponosi koszty takiej polisy. Najemca zaś może rozważyć dodatkowe ubezpieczenia, jak choćby ubezpieczenie na wypadek kradzieży, jeśli posiada w mieszkaniu cenne sprzęty.

Przeczytaj także: Wynajem mieszkania – kto powinien zadbać o ubezpieczenie?