Jak przeprowadzić rozliczenie kilometrówki w 2023 roku?

Kilometrówka 2023 – na czym polega? 

Kilometrówka to rozwiązanie, na podstawie którego jest dokonywany zwrot kosztów na rzecz pracownika wykorzystującego swój prywatny samochód do celów służbowych (np. na wyjazdy w delegację). Pracodawca prowadzi ewidencję przebiegu pojazdu z uwzględnieniem m.in. celu podróży, jej daty oraz odległości. 

Kilometrówkę mogą otrzymać nie tylko kierowcy samochodów osobowych, lecz także motocykli i motorowerów. Wypłata następuje po przedstawieniu rozliczenia przez pracownika. 

Dowiedz się również, na czym polega ubezpieczenie od pracodawcy oraz ubezpieczenie podróży służbowej.  

Stawka kilometrówki 2023

Stawka kilometrówki 2023 jest wyższa niż w poprzednich latach. To pierwsza zmiana od 2007 roku. Uzasadnieniem jej wprowadzenia była zmiana kosztów, która miała miejsce przez ten okres. 

Stawka kilometrówki 2023 wynosi:

• dla motoroweru – 0,42 zł za kilometr;
• dla motocykla – 0,69 zł za kilometr;
• dla samochodu osobowego, którego pojemność silnika nie przekracza 900 cm³ – 0,89 zł za kilometr;
• dla samochodu osobowego, którego pojemność silnika przekracza 900 cm³ – 1,15 zł za kilometr. 

Rozliczenie kilometrówki 2023

To, ile pracownik otrzyma z tytułu kilometrówki, zależy przede wszystkim od obowiązującej w jego przypadku stawki oraz liczby przejechanych kilometrów. Aby uzyskać zwrot, trzeba odpowiednio wykazać jego zasadność. 

W kilometrówce pracownika powinny znaleźć się przede wszystkim takie informacje jak: 

• dane kierowcy, w tym imię, nazwisko i miejsce zamieszkania;
• dane pojazdu, w tym pojemność silnika i numer rejestracyjny;
• data wyjazdu;
• cel podróży;
• długość podróży;
• przejechane kilometry;
• stawka, która ma zastosowanie w danym przypadku;
• należna kwota.

Wysokość kilometrówki oblicza się poprzez pomnożenie stawki i liczby rzeczywiście przejechanych kilometrów. 

Przykład: 

Marcin używa do celów służbowych prywatnego motocykla. W poprzednim miesiącu przejechał w pracy 300 kilometrów, które uwzględnił w oświadczeniu. 

Wysokość kilometrówki wyniesie 0,69 zł * 300 = 207 zł

Warto wiedzieć, że do wypłaty nie jest konieczne przygotowywanie zestawienia wydatków, ponieważ kwota kilometrówki jest ryczałtowa. 

Wybierasz się za granicę? Sprawdź, co to jest eurowinieta.

Porównaj ceny ubezpieczenia OC i AC

Kalkulator OC i AC

Kilometrówka 2023 – jakie informacje zawiera ewidencja pracodawcy? 

Ewidencję dla celów odliczenia VAT musi również sporządzać pracodawca. Dokument powinien uwzględniać przede wszystkim numer rejestracyjny pojazdu, okres, w którym prowadzona jest ewidencja, oraz przebieg (zarówno na początek prowadzenia ewidencji, jak i na koniec każdego okresu). 

Dodatkowo niezbędne jest, podobnie jak w przypadku pracownika, szczegółowe opisanie każdego wykorzystania pojazdu.

Kiedy trzeba prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu? 

Obecnie nie ma już konieczności prowadzenia kilometrówki dla celów podatku PIT, ponieważ wszelkie niezbędne informacje są zawarte w ewidencji przebiegu związanej z rozliczeniem podatku VAT. Rozporządzenie ministra infrastruktury z 2019 roku ustanowiło stały limit wydatków w związku z wykorzystaniem w działalności gospodarczej samochodów prywatnych. To 20% kosztów firmowych. Chodzi m.in. o wydatki związane z zakupem paliwa, płynu do spryskiwaczy czy ubezpieczenia komunikacyjnego. 

Prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu nie jest obowiązkowe, jeżeli przedsiębiorca rozlicza się z pracownikami za użytkowanie ich pojazdów prywatnych do celów służbowych w formie ryczałtu wypłacanego miesięcznie. 

Zatrudniasz pracowników? Sprawdź, jakie konsekwencje ma wypadek przy pracy. 

Wyższa kilometrówka 2023 – czy to możliwe? 

Każdy pracodawca ma prawo do ustalenia wyższych stawek kilometrówki obowiązujących w jego przedsiębiorstwie. W praktyce jednak trzeba pamiętać, że taka decyzja nie pozostaje bez wpływu na kwestie podatkowe. 

Rozporządzenie ministra infrastruktury dotyczące kilometrówki precyzuje, że pracodawca może odliczyć jako koszt uzyskania przychodu tylko taką stawkę kilometrówki, jaka została wskazana w rozporządzeniu. Ewentualną nadwyżkę przedsiębiorca musi opodatkować.